Документы агентства: шаблоны, редактирование и согласование

Коротко

Главное по теме

• Раздел «Документы агентства» доступен ИП и юрлицам на тарифе «Стандарт» и выше.
• Путь документа: черновик → на согласовании → подписан агентством → отправлен клиенту → подписан клиентом.
• Согласование и подпись агентства выполняются одним шагом уполномоченным сотрудником.

Порядок действий

Что сделать

1. Откройте раздел «Документы агентства» и выберите шаблон (агентский или для сделки), нажмите «Заполнить» — создастся ваша копия, мастер-шаблон не меняется.
2. Отредактируйте документ в онлайн-редакторе и нажмите «На согласование».
3. Руководитель или владелец видит документ в очереди согласования и нажимает «Согласовать и подписать» — согласование и подпись агентства происходят одним шагом.
4. Подпись агентства — простая электронная подпись (ПЭП): на документ добавляется строка «Подписал: ФИО, должность, дата», печать не требуется.

Кто что может

• Агент: создаёт документ из шаблона, редактирует, отправляет на согласование и клиенту; подписывать не может.
• Руководитель: подписывает агентские документы, только если владелец выдал ему право подписи.
• Владелец: подписывает всегда и выдаёт право подписи руководителям в разделе «Сотрудники».

Право подписи

• Право подписи выдаёт владелец руководителю переключателем в карточке сотрудника.
• Без права подписи руководитель может участвовать в работе, но не подписывать документы агентства.
• Изменение права подписи фиксируется в журнале действий.

На что обратить внимание

Практические замечания

• Подписывать агентские документы может владелец всегда, а руководитель — только если владелец выдал ему право подписи в разделе «Сотрудники».
• Агент не может согласовать или подписать собственный документ — это делает уполномоченный сотрудник.
• Каждое действие фиксируется в журнале действий агентства.